Polityka Prywatności oraz Informacja RODO

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z usług Klubu Szachowego Król i Królowa (dalej: „Klub”). Dokument został przygotowany zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

Administratorem danych osobowych jest: Klub Szachowy Król i Królowa z siedzibą w Gdańsku. Adres e‑mail do kontaktu w sprawach dotyczących danych osobowych: szkolakrolikrolowa@gmail.com

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach działalności Klubu możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko dziecka oraz rodzica/opiekuna,

• numer telefonu oraz adres e‑mail,

• wiek dziecka,

• dane niezbędne do zapisów na zajęcia, turnieje lub obozy,

• dane dotyczące płatności,

• wizerunek – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody (np. zdjęcia z zajęć lub turniejów).

Dane są przekazywane dobrowolnie, jednak brak ich podania może uniemożliwić korzystanie z wybranych usług (np. udział w zajęciach lub turnieju).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

3.1. Realizacja zajęć, turniejów i obozów

• zapis uczestników,

• kontakt organizacyjny,

• przygotowanie list uczestników i wyników zawodów,

• wystawianie dokumentów i potwierdzeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.

3.2. Rozliczenia i dokumentacja finansowa

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny.

3.3. Kontakt marketingowy dotyczący działalności Klubu (np. informacje o turniejach)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

3.4. Publikacja wizerunku uczestników w materiałach Klubu

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne i księgowe,

• firmom obsługującym płatności,

• organizatorom turniejów i instytucjom szachowym (np. PZSzach – w zakresie wyników i rankingów),

• hotelom i ośrodkom wypoczynkowym w przypadku obozów.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom niepowiązanym z działalnością Klubu.

5. Czas przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres:

• uczestnictwa w zajęciach lub turniejach oraz do 3 lat po zakończeniu współpracy,

• dokumentacja księgowa – zgodnie z przepisami, maksymalnie 5 lat,

• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,

• sprostowania danych,

• usunięcia danych,

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

W celu skorzystania z praw można kontaktować się pod adresem: szkolakrolikrolowa@gmail.com.

Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Zasady bezpieczeństwa danych

Klub stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w tym:

• zabezpieczenia systemów informatycznych,

• kontrolę dostępu do danych,

• regularne kopie zapasowe,

• przeszkolenie osób mających dostęp do danych.

8. Przekazywanie danych poza UE

Dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

9. Pliki cookies (jeśli dotyczy strony internetowej)

Strona internetowa Klubu może korzystać z plików cookies wyłącznie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,

• tworzenia anonimowych statystyk. Cookies nie umożliwiają identyfikacji użytkownika.

Użytkownik może zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące cookies.

10. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O zmianach poinformuje poprzez publikację nowej wersji dokumentu.

W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu: szkolakrolikrolowa@gmail.com.